Teletrabajo

Guía Rápida para el Teletrabajo efectivo

Debido a la crisis del Coronavirus(Covid-19), para proteger a los trabajadores con el distanciamiento social y el aislamiento obligado en sus casas, es aconsejable transferir la mayor cantidad posible de trabajadores al teletrabajo siempre que sea posible. Para ello hemos desarrollado este wiki pensando principalmente en las microempresas.

Es sabido que no todas las empresas podrán recurrir al teletrabajo; pero en muchos sectores, no solo los autónomos, este puede ser una buena alternativa para poder seguir dando servicio con seguridad y responsabilidad.

Cuestiones previas

Es importante que la empresa pueda localizar a sus empleados, teniendo siempre a su disposición la dirección de residencia, y números de teléfono de todos ellos.

Por otro lado, si se van a utilizar los móviles privados de los empleados, o teléfonos fijos, y van a ser difundidos entre la plantilla será conveniente obtener permiso previo expreso.

Como requerimiento indiscutible tanto la empresa como los empleados deberán disponer de internet, ordenador y teléfono (móvil, fijo o voip).

Telefonía

Nuestra Centralita Virtual Mi Oficina Web ha sido diseñada desde el minuto uno con la flexibilidad en mente, para más información acceda a Centralita.

Si usted es cliente y ya utiliza teléfonos voip, cada trabajador puede llevarse un teléfono a casa y conectarlo a su red (necesitará el teléfono, el cable de red y el cable de corriente). Es importante comprobar primero si están con IP Fija, y en ese caso anotar la IP Fija para la vuelta, y ponerlos en DHCP. Para mas información de como pasar de IP fija a DHCP según marca y modelo acceda a https://www.mioficinaweb.es/wiki/index.php/Voip#Configurando_manualmente_dispositivos_VoIP

Una vez conectado el teléfono VOIP en su casa, el empleado realizará las llamadas intraoficina como siempre.

Si usted es cliente pero usa la telefonía fija y/o móvil, puede desviar como hasta ahora las llamadas a los móviles y/o fijos de sus empleados. Así mismo, le recordamos que tiene disponible nuestros bonos de tarifa plana para cubrir el coste de esos desvíos ademas de las llamadas salientes que se realicen a fijos y móviles. Vea las tarifas planas disponibles en https://www.mioficinaweb.es/wiki/index.php/Tarifa_Plana

Los empleados pueden llamar con nuestra app Llamada Duocom (aconsejable en modo Callback), o bien usar nuestro acceso local desde fijo. De este modo evitaran costes a los empleados, y sus llamadas se realizarán con la máscara de la centralita ocultando sus números privados.

Para más información acceda a https://www.mioficinaweb.es/wiki/index.php/Telefon%C3%ADa ).

Si usted aun no es cliente, puede darse de alta y escoger un número de nuestro sistema para configurar nuestra centralita virtual, creando extensiones y desvíos de llamada a sus empleados usando fijos, móviles o voip tal y como se ha explicado en los párrafos anteriores.

Ademas podrá desviar su número principal al número escogido de nuestro sistema, y cuando todo esté perfectamente configurado portar si quiere el número de teléfono principal a Mi Oficina Web, ya que le permitirá recibir más llamadas entrantes simultaneas.

En un primer momento, en consecuencia de la urgencia del momento actual es aconsejable empezar con los desvíos a fijos y móviles; y en un segundo paso desviar poco a poco a sus empleados a tecnología voip.

Tenga en cuenta que siempre podrá personalizar los mensajes de voz que escucharán sus llamantes, desde el mensaje de bienvenida de la Centralita al mensaje de buzón de voz. Sobre ello vea la sección Voz de la centralita .

Informática

ATENCIÓN: Los productos de esta sección no pertenecen a Mi Oficina Web ni a Duocom Europe S.L. Su información en este artículo es para ayudar a nuestros clientes y público en general, pero no nos hacemos responsables de su uso ni damos servicio técnico sobre ellos.
Principalmente trabajamos con nuestros ordenadores, pero si hay mucho papel que necesita ser consultado el responsable de la empresa puede llevárselo a casa o acudir excepcionalmente a la oficina.

La información que necesitamos para trabajar con el ordenador puede estar on-line, en la nube, o físicamente en el ordenador.

Gmail, o CRMs como Zoho o Teamleader están en la nube y pueden ser accesibles (según los permisos) desde cualquier ordenador. Muchas empresas pueden tener tecnologías propietarias basadas en protocolos web. Con este tipo de aplicaciones el ponerse a trabajar es casi inmediato.

Cuando hace falta acceder al ordenador remotamente lo mejor es tecnología basada en VNC que desarrolló AT&T a finales de los 90s. Existen aplicaciones de código abierto como TightVNC o TigerVNC pero realmente para la mayoría de los usuarios lo mejor es usar programas comerciales (basados en VNC) que permiten su uso personal: Teamviewer o AnyDesk.

Es importante tener presente que el ordenador del trabajo nunca se ha de apagar. Nunca hay que darle al cerrar a windows/mac. Se cierra la aplicación remota.

Tanto Teamviewer como Anydesk pueden ser instalados o ejecutados una vez. En el ordenador de la oficina que va a ser controlado remotamente instálelo de manera que, si se apaga, se ejecute automáticamente cuando se vuelva a encender. La aplicación puede ejecutarse sin instalarse en el ordenador de casa.

Teamviewer

https://www.teamviewer.com/es/
Es el más desarrollado de los dos, pero es mucho más estricto en el uso no comercial (siendo bastante cara la licencia). También tiene muchas versiones que no son compatibles entre sí e insiste en que use siempre la última versión y no trabajar con las anteriores. Si este es su programa, adelante; si no, mejor el siguiente.

AnyDesk

https://anydesk.com/es
Más nuevo que el anterior. Funciona muy bien y tiene menos problemas con versiones o con el uso no comercial.

Está pensado para que te tengan que dar acceso cada vez, es decir, que haya alguien en el ordenador a ser controlado. Para poder controlarlo remotamente hay que crearle una contraseña y dar permiso.

Debemos ir a la configuracion (en el menú de barritas horizontales arriba a la derecha) --> Seguridad y Desbloquear la seguridad.

Debemos poner una contraseña (ojo con la contraseña) en "Acceso no presencial" y darle permiso para 'Permitir siempre solicitudes de conexión'.

En el de casa, en Otro puesto de Trabajo le ponemos en número que nos dio el de la oficina.

Intercomunicación

ATENCIÓN: Los productos de esta sección no pertenecen a Mi Oficina Web ni a Duocom Europe S.L. Su información en este artículo es para ayudar a nuestros clientes y público en general, pero no nos hacemos responsables de su uso ni damos servicio técnico sobre ellos.

De vital importancia es la comunicación interna de la empresa y no solo mediante llamadas. La mensajería instantánea suple esta necesidad. Hay dos plataformas de sobra conocidas: Whatsapp y Telegram. Ambas permiten mensajes y llamadas (y Whatsapp además tiene videoconferencias).

Ambas también necesitan de la información de los móviles para añadirlos a contactos.

Y ambas tienen una opción web que permite trabajar cómodamente desde un navegador web (mucho mejor implementada en Telegram, que además cuenta con versión nativa para Windows y macOS). Quizás si sus empleados utilizan Whatsapp de forma personal, Telegram puede ser utilizada para la empresa a modo de diferenciación.

Para comunicaciones de grupos de trabajo mayores también existe Slack, que es una aplicación similar basada en web.

Videoconferencias

Y por último para conferencias la aplicación más usada es Skype, no sólo videoconferencias sino conferencias con teléfonos móviles o fijo (con coste).

Google Hangouts es un clásico que parece ha resucitado para la ocasión. Funciona bien y tiene toda la potencia tecnológica de Google para mantenerse con el aumento de utilización.

Y Zoom, (zoom.us) para conferencias, videoconferencias y meetings online. Se está utilizando mucho.

Reloj Laboral

Una vez que los empleados pueden trabajar desde casa es buena idea tener una herramienta de control horario:
Reloj Laboral, un servicio de Mi Oficina Web que permite el control horario desde cualquier ubicación.

No solo es importante en sí, sino que en una organización dispersa de teletrabajo ayuda psicológicamente a los trabajadores a sentirse estructurados, al mismo tiempo que a la empresa a cubrirse frente a una inspección de trabajo en el futuro.

Enlaces externos

Consejos para trabajar mejor en casa de Fotocasa
Artículo de El País